Les défis de la maintenance :
la GMAO

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En matière de GMAO on rencontre généralement un des trois cas génériques suivants :

1. Pas de GMAO installée, au mieux un logiciel ou un tableur " fait fonction de "
2. Une GMAO installée, fonctionnelle et correctement exploitée
3. Une GMAO installée, fonctionnelle mais mal, voire pas du tout exploitée

La fréquence à laquelle je rencontre ces différents cas n'est pas forcément significative, sachant qu'une intervention de conseil est généralement sollicitée pour régler des cas problématiques, ce qui tend à suramplifier les cas 1 et 3.

• Planification et suivi des interventions
• Historisation et exploitation statistique des interventions
• Possibilité d'analyse de données multicritères
• Calcul des indicateurs clés ; MTBF, MTTR, disponibilité, nombre d'interventions, durées, charge, etc.
• Gestion des pièces de rechange, stocks, réapprovisionnement, seuils d'alerte, etc.
• Elaboration et suivi du budget
• Analyse et reporting d'activité
• Elaboration et maintenance des gammes
• Saisie et exploitation des bons de travaux
• …

Pas de GMAO installée

1. la résignation ou l'ignorance ; le responsable gère sans ce support, en se débrouillant. L'ignorance des fonctionnalités et bénéfices d'une GMAO permet de ne pas avoir de regrets, mais prive le responsable d'un outil de gestion de premier plan.
2. la lamentation ; identique à la précédente mais avec le responsable qui sait de quoi il est privé soupire ou émet de nombreuses imprécations envers la direction qui lui refuse l'investissement.
3. la substitution ; la gestion se fait à l'aide de bases de données, d'un tableur ou de l'ERP. C'est mieux que rien, sans être totalement adapté.

A partir d'un certain seuil, exprimé en machines et équipements installés, d'une certaine complexité, un outil GMAO devient incontournable pour garantir l'efficience en maintenance, ainsi que la maîtrise des coûts et plus généralement une bonne gestion patrimoniale des capacités installées.

Le dilemme des décideurs, généralement non techniciens et peu au fait des métiers de maintenance, est :

• d'ajouter des coûts informatiques aux coûts de la fonction dans l'espoir d'une amélioration de la contribution,
• de refuser cette dépense supplémentaire au risque de se priver d'une amélioration ou de le regretter ultérieurement.

Dans certains cas, les directeurs industriels ou généraux évoquent le refus "d'informatiser le bordel", ce qui dans bien des circonstances est malheureusement une posture légitime.
Ainsi faut-il compléter les critères d'installation d'une GMAO de certaines prémisses :

• une rigueur de management et gestion, ou tout du moins des potentiels de progrès des parties prenantes ; responsable, agents…

Rien n'est pire aux yeux des décideurs que de consentir à un investissement qui ne sera pas ou sera mal utilisé.

Une GMAO installée, fonctionnelle et correctement exploitée

Si ce n'est pas toujours un gage d'un taux de disponibilité machine élevé, ni d'une qualité de service satisfaisante, il existe néanmoins une forte corrélation entre une GMAO installée, fonctionnelle et correctement exploitée et une bonne performance de la fonction maintenance.

Il faut néanmoins veiller à ce que sur la durée les agents de maintenance ne soient pas plus des producteurs de données que des intervenants opérationnels et que le responsable maintenance ne se transforme pas en expert informatique obsédé par son logiciel.

Il importe en effet que les machines et équipements soient disponibles, opérationnels et améliorés en permanence et non pas que le service maintenance puisse répondre à toute question ou se justifier en produisant des rapports, graphes et statistiques grâce à la GMAO.

Ce risque, bien que faible, existe néanmoins. J'ai pu voir plusieurs cas de dérives et de perte du sens de la mission de la fonction maintenance.
Un des meilleurs gardes fous en la matière reste la Production, dans son rôle de client, qui aura tôt fait de se plaindre des prestations de son fournisseur.

Une GMAO installée, fonctionnelle mais mal, voire pas du tout exploitée

Nombre de GMAO installées, ne sont pas ou incomplètement exploitées. La plus mauvaise justification est le manque de temps pour alimenter la base de données des éléments relatifs aux interventions : temps passé, compte-rendu succinct mais "utile", liste des pièces changées, etc.
Derrière cette excuse du manque de temps on retrouve le plus souvent une résistance face à des tâches considérées comme administratives et peu du goût des techniciens dit-on. Si cela est certainement vrai en partie, c'est également un faux nez qui cache la résistance face à un dispositif considéré comme du flicage, c'est-à-dire la mesure de l'occupation effective des agents, qui sera fatalement mise en regard des performances du service, et au-delà des performances des processus clients.

Une fois, la résistance des agents était motivée par la piètre ergonomie de l'interface (une vieille version sous écran texte) dont le temps de tabulation et de "navigation" excédait largement le temps de saisie des données utiles.

Pour ceux qui, parfois sous la contrainte, "jouent le jeu", il n'est pas rare de voir avec quelle constance toute minute théoriquement travaillée l'est effectivement. Certaines durées d'interventions connaissant alors une inflation certaine, pour absorber les écarts injustifiables.

Quelque soit la raison, les données fragmentaires dans la GMAO ne permettent pas de calculer des coûts réalistes, de tenir des inventaires en temps réel ni de disposer d'indicateurs de pilotage.

Une autre manière, souvent involontaire, de mal renseigner la GMAO est l'incohérence des codifications.
Une VIS MX CHC CL10.9 devient plus loin une VIS MX-CHC-CL10,9 ce qui informatiquement en fait un tout autre article. Pour l'anecdote, une Vis est même devenue "Vice" (véridique !).

Si cela n'a qu'une influence marginale pour des consommables de faible coût, cela peut prendre des proportions très significatives avec des moteurs, des pompes ou tout organe coûteux dont les stocks ou les commandes seraient faussés par une mauvaise codification.

Plus subtil, chaque usine d'un même groupe industriel tient à jour sa propre base GMAO, mais sans s'être concertée sur la codification des articles. Le coût d'unification des bases dégrade fortement le retour sur investissement des efforts de mutualisation des achats et des stocks.

Dans certains cas, une GMAO installée, fonctionnelle mais mal, voire pas du tout exploitée est pire que pas de GMAO du tout..!