Les audits

Les audits sont des missions d'examen et de vérification de la conformité à des règles, à un référentiel.

Les audits sont :

• Internes : menés par les membres de l'organisation, qui évaluent la conformité de ses dispositions par rapport à un référentiel,
• Externes : ce sont des tiers, éventuellement mandatés, qui évaluent la conformité des dispositions par rapport à un référentiel,

La démarche comportant l'audit peut être un choix volontaire de l'entreprise ou peut être explicitement imposée par les clients (qui ont un pouvoir de négociation important, voir concurrence selon Porter) ou encore être une condition nécéssaire pour accéder à un marché.

Les audits peuvent couvrir des champs variés en fonction de leur type :

• audit financier,
• audit documentaire,
• audit de processus,
• audit produit,
• ...

Origines et succès des audits

Hormi pour les finances, les audits se sont fait connaitre sur le champ qualité;

Les audits qualité (Avant ISO 9001,9002 et 9003) ont fait suite au choc éprouvé par les industriels européens après la déferlante japonaise du début des années 1980. Le décalage des pratiques et des performances en matière de maîtrise de la qualité a suscité un travail conséquent de rattrapage.

Les audits étaient alors un moyen de s'assurer de la mise en place effective de moyens de maîtrise de la qualité. Les normes ISO relatives à la qualité ont ensuite pérennisé les audits, en les inscrivant comme exigences dans leurs référentiels.

Cependant, la certification ISO n'était pas suffisante pour assurer les clients de la qualité des produits ou services fournis, car :

"ISO 9000 comme ISO 14000 traitent de la manière de travailler d'une organisation et non directement du résultat de son travail. En d'autres termes, les deux familles traitent des processus, et non des produits, du moins pas directement.
Néanmoins, la manière dont l'organisation gère ses processus a, à l'évidence, des incidences sur son produit final.
S'agissant d'ISO 9000, la série portera sur le fait de savoir si tout a été fait pour assurer que le produit satisfait aux exigences du client."
Source : www.iso.ch

Certains clients, particulièrement soucieux de la qualité des produits ou prestations achetées ont donc continué à auditer leurs fournisseurs selon leur propre référentiel. La certification ISO 9001/9002 ou 9003 pouvait être une condition d'accès au marché nécessaire, mais non suffisante.

Par ailleurs, au-delà du champ qualité, le recours aux audits s'est étendu à d'autres, comme par exemple :

• certification de procédés ou de processus,
• la capacité à faire / à fournir,
• la performance et/ou la fiabilité de la fonction logistique,
• système de management de l'environnement (ISO 14000).

(...) le mode de relation client/fournisseur reste teinté de méfiance et d'affrontements plutôt que de confiance et collaboration, l'initiation d'une telle démarche envers ses fournisseurs reste une exigence dictée du "fort au faible".

Auditer

Avoir les compétences et les moyens

La pratique de l'audit suppose à la fois la connaissance du référentiel et des techniques d'audit.
Le référentiel est toujours spécifique aux domaines / champs audités, au type d'audit, alors que la technique d'audit est sensiblement identique dans tous les cas.

• Si un référentiel adéquat existe, on peut l'utiliser tel quel ou l'adapter à ses besoins.

• Si aucun référentiel satisfaisant n'existe, il faut le créer ou le faire créer sur mesure.

• Si les compétences / connaissances ne sont pas disponibles au sein de l'entreprise, on peut faire faire par des praticiens expérimentés externes, mandatés auprès des fournisseurs.

• Si les compétences / connaissances ne sont pas disponibles au sein de l'entreprise, on peut l'en doter au travers de formations accompagnées.

Conduire un audit

Un audit ne se limite pas à la visite des auditeurs sur site, il est précédé d'une indispensable phase de préparation et suivi d'activités post-audit. Ensuite, il faut s'assurer des suites que doivent éventuellement donner le mandataire de l'audit et l'audité :

• mesures conservatoires,
• engagements sur plan d'actions,
• fournitures des preuves et éléments complémataires,
• acquittement des actions,
• clôture définitive et sanction positive ou négative.

La visite d'audit elle-même se décompose en différentes phases, durant lesquels le responsable d'audit et les auditeurs ont un rôle pré-établi et précis à jouer.