Constat
Pris avec beaucoup de détachement et de recul, les 5S n'ont rien d'extraordinaire ; pas de méthodes
savantes, pas d'équation mathématique à résoudre, pas même besoin de calculatrice ou de connaissances particulières.
Les 5S sont essentiellement constitué de bon sens et des actions simples, mises dans un ordre logique
et dans un cadre formalisateur, qui débouchent sur des règles de vie.
Ces règles acceptées dans le cadre d'un projet 5S sont pourtant très proches de ce chacun a pu
connaître lorsque les parents ordonnaient "range ta chambre !".
Elles apparaissent après coup comme ce qu'elles doivent être ; des règles simples que chacun peut et doit suivre.
Alors pourquoi ces mêmes règles, en dehors d'une démarche 5S ne sont-elles que rarement suivies ?
Eléments de réponse
Un premier élément de réponse est que chacun n'a pas été exposé dans son enfance aux mêmes exigences
ni aux mêmes comportements exemplaires parentaux. L'ordre, le sens de la propreté, la rigueur sont des notions
subjectives avec lesquelles on peut composer... le référentiel étant les parents eux-mêmes.
Confrontés dans leur vie adulte à d'autres cadres de référence, ainsi qu'au regard et jugement des
autres, l'adaptation est parfois difficile.
Le deuxième élément de réponse est que ce type d'activité est et reste, y compris dans la vie d'adulte, le plus souvent
connoté "contrainte", "obligation", "autorité", etc. Alors que l'individu se satisfait de " son organisation " et reste
convaincu qu'il fait (suffisamment) bien, l'ingérence de tiers est vécue comme une forme d'agression.
Un troisième élément de réponse est le déficit de communication et de "teasing" ; ni les parents ni la hiérarchie ne
"vendent" leurs exigences. Peu de communication sur les avantages, peu voire pas de preuves à priori que les actions
demandées apporteront les avantages attendus, et enfin, pas de communication sur les bénéfices individuels
(moins de temps perdu, moins de stress, plus de temps utile, etc.).
Un quatrième point est l'absence de pratique de groupe créant un effet émulateur. Les projets 5S permettent de bâtir
un univers en commun que l'on partage, avec des actions menées en commun et des décisions prises par consensus.
Enfin, le manque de confrontation à une référence, et surtout le jugement des autres, comme lors d'un audit 5S,
est un risque voire une invitation à retomber dans la facilité et revenir à des pratiques peu 5S.
Un projet 5S bien mené apporte aux participants ces différents éléments.
Vécu lors des chantiers 5S
Au fil des chantiers menés, il me semble que les participants apprécient particulièrement :
Le sens que l'animateur est capable de donner à la démarche. Indispensable pour qu'un adulte
adhère à un projet, mémorise de nouvelles connaissances.
L'aide méthodologique pour "traiter le problème" ; comment s'y prendre, quelles étapes, dans quel
ordre et surtout quels méthodes et outils pratiques pour mener les analyses, structurer le travail, etc.
La valorisation des résultats qu'ils ont obtenus. Ce point est d'autant plus important que les
participants ont un rôle modeste dans l'organisation, l'entreprise, l'atelier, le service, etc.
Ce qui est le moins apprécié : la formalisation des règles (4è S) qui n'est pas drôle.
Outre le côté troublant d'un exercice dont la plupart n'ont pas la pratique (s'exprimer, synthétiser, décider, rédiger),
la formalisation des règles est également un acte d'engagement duquel les participants ne pourront se défausser,
puisqu'ils les ont édictées en commun. Cette obligation de faire se heurte à leur limites et volonté...
Les craintes les plus fréquemment exprimées pour la suite sont :
- le doute sur la mise en pratique et/ou la continuité des actions, par manque de temps
- le soutien à long terme de la hiérarchie