Déployer les 5S
Le déploiement des 5S peut se faire selon deux méthodes :
Le mode "coup de poing" ; c'est une déploiement intégral en une période très courte, généralement 3 jours à une
semaine. Véritable raz-de-marée qui commence par la tornade blanche du nettoyage-tri-débarras initial.
Le mode "chantier", qui s'étale sur une période plus importante et
travaille les différentes étapes graduellement.
L'une comme l'autre présentent des avantages et des inconvénients.
Le choix du mode doit être dicté, selon moi, par les objectifs de la direction et par la culture de l'entreprise.
Dans tous les cas et quelque soit le mode retenu, il faut conduire le déploiement comme un véritable projet.
Cela suppose la définition d'un objectif (supérieur), la définition des jalons (objectifs secondaires) et le calendrier
associé. Il faut désigner un chef de projet et constituer un groupe de travail.
Ces derniers devront régulièrement faire
le rapport de l'état d'avancement. La direction sera exigeante sur le respect des dates et des livrables.
Pour que le projet soit pris avec le sérieux qu'il mérite, il est recommandé d'en
faire un projet d'entreprise et de l'inscrire dans la stratégie.
Les grandes étapes d'un déploiement 5S
Ce plan n'est qu'une trame. Chaque porteur de projet, chaque entreprise doit l'adapter
à ses objectifs, à son contexte.
Les préliminaires
Ils consistent à définir et diffuser les objectifs, de mettre en place toute la structure du projet et choisir le chantier pilote.
Il faut ensuite s'assurer de la disponibilité de ressources et moyens pour le démarrage de l'action de terrain.
Formation des acteurs
La mise en oeuvre des 5S est l'occasion de faire de la formation-accompagnement.
Cette formule présente plusieurs avantages :
Donner du sens à la démarche.
Le formateur expliquera les buts et attendus, pourquoi cette méthode et en quoi elle consiste.
Favoriser l'appropriation.
On participe d'autant plus volontiers à un projet que l'on en a compris les tenants et aboutissants et que les avantages et bénéfices ont été démontrés.
Imputer sur le budget formation (en France).
Le démarrage
(kick-off)
Dans une première action d'envergure, on procède à une opération tornade blanche.
Elle consiste à trier et se débarrasser de l'inutile, de l'obsolète et de l'hors d'usage qui encombre traditionnellement
les étagères, les établis, les armoires, etc.
Ensuite on nettoie et on range une première fois.
Définir des règles
L'étape suivante consiste à définir les (nouvelles) règles qui fixent ces premiers
progrès. Les règles doivent aussi définir les emplacements pour les outils, pièces et documents selon leur fréquence
d'utilisation. Par la même occasion on retouchera les imperfections de la première action ; éliminer définitivement
ce qui était en observation (méthode statistique ou des étiquettes), améliorer le nettoyage et les techniques de nettoyage.
On pensera toujours à rendre les salissures et le désordre plus visibles.
Il faut en effet que les manquements aux 5S soient non seulement apparents, mais qu'ils "dérangent" la nouvelle harmonie.
Documenter et formaliser
Les nouvelles règles doivent s'inscrirent durablement dans les règles générales de
tenue du poste, d'attitude au travail et s'intégrer aux modes opératoires, gammes et procédures.
Il faut définir les moyens et la fréquence du contrôle du respect des 5S.
Le plus généralement on recourt à des audits internes, des évaluations faites en auto-évaluation ou par des
"patrouilles" mixtes.
Ces contrôles nécessitent un support qui sera la trame, ainsi que des formulaires d'évaluation.
Les résultats de contrôle doivent être publics et accessibles, consultables rapidement.
Ils doivent être clairs et facilement compréhensibles par le plus grand nombre.
Progresser
La dernière grande étape et celle de la pérennisation et du progrès permanent.
Parce que l'on peut toujours améliorer, rendre plus pratique, plus simple, etc, il
ne faut pas en rester à un seul "tour de roue", mais recommencer à un niveau cette fois supérieur à...
nettoyer, trier, ranger, adapter les règles et la documentation, revoir le système d'audit.