La productivité des activités tertiaires
Parce que pendant longtemps le travail "de bureau" était considéré lié à la compétence
personnelle, y compris celle d'organiser son propre travail, que l'univers dans lequel il s'exécute
(le bureau, les meubles, les classeurs, l'ordinateur…) est traditionnellement considéré comme un espace quasi-privatif,
peu de procédures et modes opératoires l'ont régi.
Désormais soumis, comme les activités industrielles et commerciales, à la pression de la concurrence,
le travail administratif cherche à mesurer sa productivité puis à l'améliorer.
Les principes du Lean Manufacturing au service des activités tertiaires
Les principes du Lean Manufacturing trouvent leur application dans les activités tertiaires et de bureaux
sous le nom de Lean Office ou Lean Administration.
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Décrire et analyser les processus
Tout processus peut se décrire à l'aide de 4 actions de base :
- Transformation
- Contrôle Qualité Contrôle Quantité
- Stockage, attente, en-cours
- Transport, manutention
Puis, description faite, on obtient un état des lieux tels qu'ils se présentent au moment de la description.
C'est l'état actuel. On discrimine ensuite les tâches à valeur ajoutée de celles à non-valeur ajoutée.
Le travail suivant consiste à réduire, idéalement à éliminer, les tâches à non-valeur ajoutée,
que l'approche Lean qualifie de gaspillages.
Pour cela, on se projette dans un état futur souhaitable, que le plan d'action associé permettra d'atteindre.
Ce type d'analyse, ainsi que les outils et méthodes qui l'accompagnent sont issus du monde industriel,
et parfaitement adaptables au travail dans les bureaux, ils ont donnés naissance au concept de lean office ou lean administration.
Bénéfices du lean adminitration
Hormis la réduction ou l'élimination des sept types de gaspillages détaillés dans
l'article PDF, les bénéfices du déploiement lean dans les activités de services et
processus administratifs sont :
- La réduction des erreurs
- L'écoulement des flux pour une meilleure réactivité, pour des temps de réponse plus courts
- La réduction des encours (dossiers en retard) et des tâches à faible valeur ajoutée
- L'ajustement des effectifs et des compétences et la réaffectation possible à des ressources libérées à des travaux de
plus forte valeur ajoutée
- Externaliser ou faire sous-traiter les tâches à faible valeur ajoutée
- Redéfinir les profils requis pour les futurs recrutements
- ...
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